5S-en model: Ruim je huis op, voor je verder gaat.

Te druk om op te ruimen

Hoe ziet je werkplek er op dit moment uit? Kun je alles wat je nodig hebt makkelijk terugvinden? En is er genoeg plek voor nieuwe informatie? Geldt hetzelfde voor je computer? Zo ja, dan hoef je niet verder te lezen.

Zo niet, dan behoor je vast tot die ondernemers of managers die het te druk hebben om te archiveren, te ordenen en op te ruimen. De klant staat voorop, en opruimen kan altijd morgen nog. Zolang je de klant niet op je werkplek ontvangt, is er niets aan de hand. Of toch wel?

Ja, toch wel! De fysieke omgeving waarin je werkt heeft grote invloed op de effectiviteit van je werkzaamheden. Een ongeorganiseerde, vuile en rommelige werkplek kan een bron zijn van fouten, verstoringen en als het de productiehal is die rommelig is, zelfs ongevallen.

Volgens Teeuwen (2010) kunnen werkplekken zijn ingericht als een schuur of als een supermarkt. Schuren zijn gesloten ruimtes waarin alleen de eigenaar weet waar alles ligt (denkt hij). Supermarkten zijn voor iedereen toegankelijk en er is met een logische indeling gezorgd dat iedereen kan zien waar alles ligt.

Vijf eisen georganiseerde werkplek

Een supermarkt staat symbool voor een georganiseerde werkplek. Georganiseerde werkplekken voldoen aan vijf eisen:

  • Er liggen geen overbodige spullen
  • Het is er schoon en opgeruimd
  • Het papierwerk is minimaal en eenvoudig, waardoor opbergen of opzoeken nog geen minuut kost
  • Er is een duidelijke standaard werkwijze
  • De werkwijze is zo eenduidig, dat afwijkingen direct opvallen

5S-en model

Het 5S-en model is een manier om te streven naar de werkplek als supermarkt. Een werkplek waar je efficiënt kan werken, geen fouten maakt, alles overzichtelijk is en het gezellig is.

De vijf stappen

1. Scheiden

Begin met alles weggooien wat kapot of beschadigd is, of wat je al lang niet meer hebt gebruikt.
Voorbeelden zijn: niet werkende balpennen, enveloppen met oud logo van het bedrijf, de stapel ‘ga ik ooit nog lezen’, documenten van 3 jaar oud, etc.

Zelf heb ik een niet goed oplaadbare telefoon, die regelmatig uitviel vervangen door een werkend exemplaar, en de oude gelijk weg gedaan; de oude printer die er enkel stond als reserve, en natuurlijk de nodige balpennen, elastiekjes, oude notities e.d. weggegooid.

2. Schikken

Nu je werkplek ontdaan is van alle overbodige spullen, ga je wat er over is gebleven een vaste plek geven. Zo heb ik alle ordners met informatie over mijn opdrachtgevers allemaal op dezelfde vaste manier ingericht. Pennen liggen nu opeen vaste plek, en mijn computer heeft een duidelijkere mappenstructuur, natuurlijk nadat ik oude concept-documenten e.d. had verwijderd.

3. Schoonmaken

Tijdens het scheiden en schikken heb je vast al een doekje in je handen gehad om de overgebleven spullen en je werkplek schoon te maken. Nu is het zaak om het schoon te houden. Klanten zijn weer van harte welkom om je werkplek.

Tijdens het schoonmaken kun je afwijkingen tegenkomen, en mogelijke oorzaken van storingen in je werkproces. Die kun je dan gelijk oplossen.

Zo kwam ik er tijdens het schoonmaken achter dat ik geen duidelijk systeem had om de administratie van voorgaande jaren te ordenen. Hierdoor raakte ik regelmatig gemaakte afspraken over tarieven kwijt. Onhandig en onprofessioneel. Inmiddels liggen alle afspraken over tarieven in een aparte ordner, geordend per opdrachtgever.

4. Standaardiseren

Als ondernemer heb je de mogelijkheid om je werk uit te voeren op een manier die bij je past. Dit kan elke keer anders zijn. Dat maakt je flexibel, maar ook kwetsbaar voor fouten. Bij standaardiseren hou je het werkproces onder controle door alles volgens een vaste afspraak uit te voeren, de standaard. Ook opruimen en schoonhouden hoort daarbij.

Als zelfstandige werk ik zelf graag op verschillende werkplekken en op verschillende momenten aan werkzaamheden voor verschillende klanten. Wel gestandaardiseerd is elke avond mijn bureau opruimen, en mijn takenlijst voor de volgende dag klaarleggen. Ook heb ik met mijn klanten een standaardreactietermijn voor de mail afgesproken van drie dagen. Dit houdt me flexibel, maar wel binnen een bepaalde bandbreedte.

5. Stand houden

Nu je werkplek zo overzichtelijk is georganiseerd, iedereen die wat nodig heeft het direct kan vinden op vaste plekken, en je standaarden hebt geformuleerd om je werk te doen, is het natuurlijk zaak dit vast te houden. Voor een deel komt deze stap neer op discipline, maar voor een deel ook op het creëren van omstandigheden waardoor het makkelijker wordt dit vast te houden.

5S werkplekorganisatie

Meer lezen: Bart Teeuwen, (2010) 5S werkorganisatie:<

Meer lezen

Zes ZZP-vallen
7 keer tijd voor consultants
Gratis E-book: geen tijd om te lezen

Time managementBasics

Reflecteren

Moet ik dit nu doen?

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmailFacebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *