Druk, druk druk
Wie kent het niet: op weg naar een afspraak, onderweg nog even een mailtje sturen. Tijdens de meeting gaat de telefoon, telefoon aannemen, het kan immers dringend zijn. En aansluitend gelijk maar even het thuisfront whatsappen dat je wat later komt. Na de meeting gauw aantekeningen maken wat je nog moet doen, een collega komt op je af met een vraag….
En zo gaat het de hele dag door.
Manieren om tijd te creëren en waarom die niet werken
Om tijd te creëren gaan veel mensen meer werken: na het eten thuis nog gauw even de mail checken, zodat ze morgen wat rustiger aan hun werk kunnen beginnen. Meer uren op kantoor, minder sporten en minder afspreken met vrienden zijn manieren om meer tijd te creëren om je werk af te krijgen. Je houdt alleen geen privé-leven en ontspanningsmomenten meer over.
Eelco is vertegenwoordiger, en druk met klantenbezoek. Het lukt hem niet om wekelijks op tijd op de sportafspraak te verschijnen. Op tijd bij de klant zijn lukt wel. Dat is immers belangrijk. Eelco besluit om niet langer te sporten. Daar heeft hij geen tijd voor. Ook voor eten neemt Eelco steeds minder tijd. Onderweg pakt hij wel wat bij een tankstation. Tot de dag dat hij wakker wordt in het ziekenhuis: hartaanval. De revalidatie neemt maanden in beslag. Tijd die Eelco niet aan zijn klanten kan besteden. Vier uur tijd bespaard op korte termijn heeft hem 500 uur op lange termijn gekost.
Een andere manier is om alleen nog belangrijke dringende taken uit te voeren: je doet alleen nog datgene waar je het meeste last van hebt als je het niet doet. Het nadeel van deze manier is dat veel van dit soort werkzaamheden minder tijd hadden gekost als je ze eerder had gedaan.
Francine’s auto moet naar de garage voor een beurt. Ze besluit niet te gaan, want ze heeft het druk. En als je zo druk bent, heb je geen tijd om de auto te brengen en te halen, denkt Francine bij zichzelf. Tot het moment dat de auto niet meer rijdt: de motor bleek zonder olie te zitten, en is stuk gedraaid. Nu moet ze tijd besteden aan het uitzoeken en kopen van een andere auto. En bovendien moet ze nu gaan uitzoeken wat de goedkoopste manier is om geld voor de auto te lenen. Twee uur tijd besparen op korte termijn heeft haar minstens 10 uur tijd gekost op middellange termijn.
Één vraag om effectief tijd te winnen
Om wel effectief met uw tijd om te gaan, zonder dat dit u op langere termijn tijd gaat kosten, hoeft u zich slechts één vraag te stellen:
Moet ik dit nu doen?
Deze vraag kunt u op vijf verschillende manieren lezen.
1. Moet ik dit nu doen?
Geeft de ander u informatie, of vraagt hij of zij u iets te doen? In het geval de ander u slechts informatie geeft, bent u klaar: u hoeft niets te doen.
Eline: Ik heb het zo ontzettend druk. Ik moet nog acht mensen bellen, drie brieven schrijven en op tijd weg, omdat mijn zoontje vandaag zwemles heeft.
Jij [ moet ik dit nu doen? Nee, Eline geeft slechts informatie]: wat vervelend voor je dat je het druk hebt. Ik zal je maar niet langer van je werk houden.
2. Moet ik dit nu doen?
Het is fijn dat iemand je iets vraagt. Dat wil echter niet zeggen dat jij automatisch degene bent die moet uitvoeren. Stel jezelf de vraag: ben jij de beste persoon om de taak uit te voeren? Nee? Niet doen dan.
Een tweede vraag die je jezelf stelt: kan je de taak delegeren? Ja? Laat dan iemand anders de taak uitvoeren.
Jacobien: Wil jij het personeelsfeest organiseren?
Jij [ben ik de beste persoon? Nee, Blanca is veel beter in organiseren]: Nee, ik ben niet zo goed in organiseren als Blanca. Je kunt beter haar vragen.
Of
Jij [ kan ik de taak delegeren?]: Ik wil het niet organiseren, maar ik kan mijn stagiaire wel vragen of zij het kan doen.
3. Moet ik dit nu doen?
Als iemand bij je komt met de vraag een taak uit te voeren, en je bent ervan overtuigd dat jij degene bent die dat moet doen, dan is de volgende vraag die je stelt: moet ik deze taak nu doen? Het kan immers zijn dat er andere taken liggen die nu beter passen. Redeneer vanuit je eigen workflow: wat ga ik als volgende taak doen?
Je zit achter de computer de binnengekomen mails te beantwoorden. Yusuf komt bij je met de vraag of je twee klanten wil bellen. Twee tellen later komt Yannik met de vraag of je een offerte uit wil werken op de computer. Je besluit om eerst de computerwerkzaamheden af te ronden, en daarna de telefoontjes te plegen.
4. Moet ik dit nu doen?
Degene die je iets vraagt, wil meestal het liefst gelijk antwoord. En anders dan zo snel mogelijk. Echter veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Stel jezelf, en de vrager de vraag Kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten?
Renée is gevraagd om een examen te maken. De deadline is over een week. De opdracht spreekt Renée erg aan, alleen een week, dat gaat ze niet redden. Navraag bij de opdrachtgever leert haar dat de opdrachtgever de ervaring heeft dat alle auteurs examens te laat aanleveren. De eigenlijke deadline is pas over een maand. Renée spreekt af het examen over drie weken aan te leveren. Ze houdt zich aan de gemaakt de afspraak.
5. Moet ik dit nu doen?
Soms stellen mensen je vragen, met een ondertoon van moeten erin. Ze gaan ervan uit dat je de taak uitvoert. De vraag is echter of de taak wel tot je takenpakket behoort. Moet jij die taak wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of is het een taak waarvan je vindt dat je die uit zou moeten voeren.
Demi heeft nooit tijd voor haar eigenlijke werk. Ze is coördinator van een opleiding en zou zich bezig moeten houden met de kwaliteit van de opleiding, de ontwikkeling van nieuwe vakken etc. Daar komt ze echter amper aan toe: al haar tijd gaat zitten in het persoonlijk oppakken van problemen en klachten van studenten, het onderhouden van contacten met docenten en het luisteren naar problemen van collega’s. Tot iemand haar de vraag stelt: Demi, moet jij al die dingen, of wil je ze? Demi besluit het oppakken van problemen en klachten van studenten over te laten aan haar collega. Wel houdt ze de vinger aan de pols door een tweewekelijks overleg. Contacten met docenten bakent ze af naar maximaal 1 uur per week, en collega’s kunnen nog steeds met al hun problemen bij Demi terecht. Ze geeft echter nu duidelijker aan of ze er tijd voor en zin in heeft of niet.
Hier moet ik meer over weten!
we verzorgen regelmatig workshops over timemanagement. Klik hier voor meer informatie of download het gratis E-Book
met meer tips om tijd over te houden voor dingen die er ècht toe doen!
