Time management Basics

Time management

Time management gaat over het managen van tijd. Tijd kan, net als elk ander (bedrijfs-) middel, met overleg worden aangewend. Echter, in de praktijk bepalen dagelijkse zaken die minder belangrijk zijn, maar wel urgent de agenda. Tijd is hiermee het hulpmiddel dat het minst doordacht besteed wordt.

Tijd is het bedrijfsmiddel dat het minst doordacht besteed wordt!

Gemiddeld 15 % van je dag gaat verloren aan het doorwerken van e-mail en het voeren van telefoongesprekken. Je hebt hierdoor geen tijd voor de echt belangrijke zaken als het verbeteren van de kwaliteit of het verbeteren van de service op zakelijk gebied en vrienden en familie op privé-gebied.

Tijd is niet te stoppen, dus moet je kiezen

Tijd is niet te managen; tijd is niet te stoppen of te vertragen: Tijd gaat gewoon door.  Hoe kun je nu de beschikbare tijd optimaal aan wenden om je doelen te bereiken?

Hiervoor moet je twee dingen doen ( Covey, 2010)

1. Begin met het eind in gedachten
2. Belangrijke zaken eerst

Hieronder werken we deze twee stappen uit.

Stap 1: Begin met het eind in gedachten

Bepaal eerst in gedachten waar je heen wilt,  zo wordt je de architect van je eigen leven. Zonder einddoel weet je niet waar je heen wilt. Als je niet weet waar je heen wilt, kun je de weg ernaar toe niet bepalen.

Vergelijk het maar met het bouwen van een huis. Er wordt gestart met het maken van een bouwtekening. Dit is een model van het uiteindelijke doel. Er staat precies op hoe het huis eruit komt te zien. Vervolgens wordt het gebouwd.

Met het enkel stellen van een doel ben je er nog niet.

Doel bereiken in vier hulpstappen

Er zijn vier hulpstappen die je helpen het doel te bereiken.

  1. ‘Stel de prijs vast’. Als je meer tijd wilt besteden aan je kinderen, houdt dit in dat je minder tijd gaat besteden aan iets anders. Heb je dat ervoor over? Of als je een opleiding succesvol wil afronden, houdt dat bijvoorbeeld in dat je de komende twee jaar minder tijd hebt voor je partner of voor je vrienden. Als je de prijs vaststelt, kun je een stukje noodzakelijk realisme aan je doelen toevoegen.
  2. Schrijf je doel op. Een opgeschreven doel heeft tien keer zoveel kracht als een niet opgeschreven doel.
  3. Ga ervoor! Niet enkel over denken, niet enkel proberen, maar doen!
  4. Gebruik belangrijke momenten om een verandering te bewerkstelligen. Bepaald momenten in je leven, zoals een nieuwe baan, een nieuwe relatie, een verbroken relatie, geboorte e.d., bevatten energie en kracht. Dingen met een begin en een einde hebben altijd energie. Deze energie kun je gebruiken om je doelen te realiseren

Stap 2: Belangrijke zaken eerst

Alles wat er gebeurt en wat je doet op een dag, in een week of maand zijn in te delen op basis van twee kenmerken: de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Zet je dit in een matrix, dan krijg je vier kwadranten.

Belangrijk Onbelangrijk
Urgent I II
Niet Urgent III IV

 

 

Het eerste kwadrant: Belangrijk en Urgent

Het eerste kwadrant bestaat uit belangrijke, urgente zaken. Bepaalde dingen in dit kwadrant zullen altijd blijven, omdat we nou eenmaal niet over alles controle hebben. Maar vaak staan er ook veel activiteiten in dit kwadrant omdat we zaken uitstellen. Als je veel tijd doorbrengt met kwadrant 1 activiteiten, dan zul je altijd onder druk moeten presteren en zelden op volle kracht presteren.

Het derde kwadrant: Onbelangrijk, maar Urgent

Het derde kwadrant bestaat uit onbelangrijke, urgente zaken. Dit kwadrant wordt gekenmerkt door activiteiten waarmee je andere mensen tevreden probeert te stellen. Dringende zaken lijken vaak belangrijk, maar zijn dat in werkelijkheid vaak niet. Als de telefoon gaat is dat bijvoorbeeld dringend, maar slechts zelden wordt je gebeld over een belangrijk noodgeval. Veel vaker is het iemand die je iets probeert te verkopen. Mensen die veel ja zeggen, of anders gezegd, mensen die moeite hebben met nee zeggen belanden vaak in dit kwadrant. Een manier om makkelijker nee te zeggen tegen anderen is bedenken dat je door ja te zeggen tegen een kwadrant twee activiteit, je nee zegt tegen je eigen doelen.

Het vierde kwadrant Onbelangrijk en Niet Urgent

Het vierde kwadrant bevat onbelangrijke, niet urgente activiteiten. Hierbij kan gedacht worden aan zonder doel surfen over het internet, doelloos voor de TV hangen, eindeloos in bed liggen. Als je deze activiteiten te vaak doet, dan worden ze tijdverspilling. De gevolgen hiervan zijn een gebrek aan verantwoordelijkheid, schuldgevoel en instabiliteit.

Het tweede kwadrant Belangrijk en Niet Urgent

Het tweede kwadrant bestaat uit zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit is het kwaliteitskwadrant. Activiteiten in dit kwadrant zijn belangrijk, maar omdat ze niet dringend zijn, hebben we problemen met ze uit te voeren.

De gevolgen van leven in het tweede kwadrant zijn controle over je leven, evenwicht en goed prestaties.

 

Planning
Planning kan je helpen meer tijd te besteden aan dit kwadrant. Besteed elke week 15 minuten aan het plannen van je week. Een week omdat dit je helpt aandacht te besteden aan belangrijke niet urgente zaken.   Pas vervolgens het driestappenplan toe.
Stap 1 Stel je belangrijke grote brokken vast. (bijv. studeren voor een examen, boek uitlezen, drie keer sporten, verjaardagsfeest).
Stap 2 Streep de tijd af in je agenda voor de grootste grote brokken. Wanneer je eerst tijd reserveert voor je belangrijkste grote brokken, passen de andere dagelijkse activiteiten ook in je planning. En als het niet past, wat dan nog. Je hebt meer aan de grootste belangrijke dingen, dan de kleinste.
Stap 3 Plan de overige dingen. Pas vervolgens elke dag de agenda aan als dat nodig is. Probeer je zo goed mogelijk aan je plan te houden, maar als je niet alles afkrijgt wat je van plan was is dat niet erg. Zelfs als je maar 25% af krijgt, is dat 25% meer dan je zonder planning had afgekregen.

Workshop?

Instituut Kleynenborgh verzorgt regelmatig workshops over timemanagement. Klik hier voor meer informatie.

Meer lezen?

Stephan Covey e.a. (2010), Time management volgens Covey, Business contact

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmailFacebooktwittergoogle_pluslinkedinmail