Timemanagement voor consultants: 7 tips

Timemanagement voor consultants

Krijg al je werk betaald

 

Consultants en adviseurs is een apart volk. Het zijn dienstbaar ingestelde types met een zekere eigenwijze inslag. Het zijn druk bezette mensen die meestal bij hun klanten zitten.

 

De uitdaging is vaak dat je meerdere klanten hebt die geen van allen in de gaten hebben dat ook jouw werkweek maar 40 uur duurt en dat ieder belletje of e-mailtje toch echt tijd kost. Voor de consultant in loondienst bestaat dan nog de mogelijkheid om niet declarabele dagen te draaien om dit op te vangen, voor de zzp-er is de uitdaging toch om alle dagen betaald te krijgen. Timemanagement is dus essentieel.

 

Lever toegevoegde waarde

 

Adviseurs creëren vaak zelf hun eigen tijdsdruk. Ze zijn dan onvoldoende overtuigd van hun toegevoegde waarde voor de klant. Ze vinden het dan ook niet kunnen dat uurtje voor het uitzoeken van die vraag, of het schrijven van een bezoekverslag, door te belasten. Maar de baas eist wel tachtig procent of meer declarabelheid. Dan maar in de avonduren.

 

Sommige adviseursgroepen schijnen hier minder moeite mee te hebben. Juristen schrijven hun declaraties vaak per 6 minuten (toevallig net 0,1 uur) net als sommige accountants. Een goede vriend van mij, zelf accountant, is ooit weggegaan bij een werkgever omdat hij zijn toilettijd toch wel op naam van een klant moest schrijven.

Een adviseur heeft baat bij goed timemanagement. Het managen van je tijd, zowel privé als zakelijk. De basis principes zijn vaak 1 op 1 van toepassing. Toch zijn er een aantal (additionele) tips specifiek voor de adviseur of consultant. Hier zijn er zeven:

 

 Zeven Timemanagement Tips Voor Consultants

 

Timemanagement tip 1. Jouw tijd is geld waard

 

Als de klant een vraag stelt doet hij een beroep op jouw expertise. Dit doet hij omdat hij die zelf niet heeft of simpelweg de tijd niet heeft om het zelf te doen. Dus doe je iets voor de klant, hoe klein ook, dan heeft dit voor de klant een waarde en mag het dus gefactureerd worden.

Werk je in loondienst?

Laat dan de discussie over wel of niet facturabel aan de administratie over. Wel is het verstandig een klant te vertellen als het geld gaat kosten.

 

Timemanagement tip 2. De vijf minuten regel

 

Je collega komt even langs met een vraag van een klant van haar. Het is een interessant probleem en het ligt precies in jouw interesse gebied. Onder het genot van een kop koffie hebben jullie het punt in een uurtje uitgespit en gaat je collega vervolgens haar klant gelukkig maken met het antwoord. Helaas moest je zelf die belangrijke rapportage afmaken en ga je aan het einde van de dag maar even wat langer door.

 

Uiteraard moet je je collega’s helpen, maar maak hier wel afspraken over. Zorg dat je weet voor welke klant het is zodat je in ieder geval je uren kan boeken. Of deze doorbelast worden is aan je manager, maar jij was wel declarabel.

 

Zelf heb ik regelmatig de “vijf minuten” regel ingevoerd bij organisaties. Een vraag van een collega of klant moet altijd hieraan getoetst worden. Even kort beantwoorden mag, maar als het er op lijkt dat het meer tijd gaat kosten kan het niet accuut.

 

Vraag dan of het op een ander moment bekeken kan worden en geef aan dat het even gepland moet worden. De ander zal zich dan realiseren dat het jou serieus tijd kost.

 

Timemanagement tip 3. Geef iemand een hengel en niet de vis

 

Als adviseur heb je vaak een bepaalde expertise. Je bent heel goed in het bouwen van goede management rapportages of je kan juist heel goed een complex logistiek probleem ontrafelen. Hierdoor weten klanten (en collega’s) je vaak te vinden.

 

Je kunt natuurlijk iedereen altijd helpen, maar je kunt ook er voor zorgen dat jouw unieke kennis gedeeld wordt zodat er ook anderen zijn die het “kunstje” beheersen. Dit zal een investering vragen maar het betaalt zich op de langere termijn terug.

 

Timemanagement tip 4. Blok de dag

 

Verstoringen komen altijd ongelegen. Net als je aan dat moeilijke stuk werkt blijft de telefoon maar rinkelen. Maar ook als je bij de klant nog amper de eerst voet binnen zet staan er al drie man om je heen met (terechte) vragen.

 

Deel eenvoudig je dag in blokken in, bijvoorbeeld eerst een uur voor je zelf ter voorbereiding, dan tot de lunch divers afspraken. Na de lunch twee uur om aan dat moeilijke probleem te werken en een uur voor een bezoekverslag. Sluit af met een evaluatie van de dag samen met de klant om ook de agenda voor de volgende keer af te stemmen.

 

Timemanagement tip 5. Eerlijkheid duurt het langst

 

Hoe vaak is er niet van te voren een inschatting geweest van het aantal dagen, maar blijkt dit toch niet te kloppen. En negen van de tien keer wordt het dan meer. Vaak prima verklaarbaar omdat het allemaal toch even anders loopt of omdat de scope van het project veranderde.

 

Zolang je het “onder de pet” houdt is de kans groot dat je zo min mogelijk uren probeert te schrijven om het uiteindelijke leed te verzachten. Zodra het dreigt, maak het kenbaar en wacht niet af tot de eerste factuur boven budget komt.

 

Soms is het handig om dit “slechte” nieuws door de projectleider te laten vertellen, om de verhoudingen niet te verstoren.

 

Timemanagement tip 6. Ruilhandel

 

“Kun je even dit tussendoor doen? Het kost niet zoveel tijd en de klant zit er op te wachten”.

Herkenbaar? Typisch een manager die eigenlijk vergeten was dat er nog iets was toegezegd. Maar ieder “spoedje” kost tijd. Geef aan wat voor werk je aan het doen was, en laat de keuze aan de andere welk werk je moet laten vallen. Zorg er ook voor dat die ander het ook opvolgt, door bijvoorbeeld een klant te bellen met de vraag of het advies een week later mag komen.

 

Timemanagement tip 7. Reistijden

 

Reizen kost tijd, zeker in Nederland. Het leuke van het vak als adviseur is dat je bij de mensen thuis komt. Maar die wonen niet altijd om de hoek. Reizen is dus inherent aan het vak als adviseur. De uurtarieven, salarissen en bijvoorbeeld een auto van de zaak zijn hierop afgestemd. Je kunt je er heel druk om maken, maar het is een gegeven. Een probleem is er pas als er een alternatief is.

 

Een alternatief is bijvoorbeeld video-conferencing  (skype), maar ook af en toe een compensatiedagje door thuis te werken.

Spreek ook eens af met die oude studievriendin die net als je klant aan de andere kant van Nederland blijkt wonen. Of bel gewoon tijdens de terugreis eens een uurtje met je moeder.

 

Meer lezen

Time management Basics

Gratis E-book: geen tijd om te lezen

Ruim je huis op voor je verder gaat

 

 

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmailFacebooktwittergoogle_pluslinkedinmail