Brainstorm verloopt stormachtig
Als ondernemer heeft u vast wel eens gebrainstormd. Over een nieuw product, een nieuwe markt of over manieren om kosten te besparen. Soms alleen, in de auto of onder de douche en soms met een team, want hoe meer hoofden meedenken, hoe meer ideeën.
Toch is brainstormen een vaak misbruikt woord. Niet elke bijeenkomst waar vrij gedacht wordt, is een brainstormsessie. Bij een goede brainstorm hoort een aantal ingrediënten, die lang niet altijd aanwezig zijn. Zoals niet elke vergadering een goede vergadering is, is ook niet elke brainstorm een goede brainstorm.
Zeven ingrediënten voor effectieve brainstorm
Hieronder zeven ingrediënten die er samen voor zorgen dat uw brainstorm wel effectief verloopt.
1. De deelnemers
Het is effectiever om niet in je eentje te brainstormen, maar met een groep van 5 à 10 mensen. En dan niet allemaal dezelfde type mensen, niet allemaal naaste collega’s. Want die lijken te veel op elkaar. De ideale verdeling voor een goede brainstormgroep is:
- 40% mensen die alles van het probleem af weten
- 20% mensen uit de organisatie maar van een andere afdeling
- 20% mensen van buitenaf.
De laatste groep kunnen klanten zijn of leveranciers, een stagiaire of een relatie uit uw netwerk die in een heel ander terrein werkzaam is. Dat is wellicht wat ongewoon, maar werkt ook verfrissend en kan originele ideeën tot gevolg hebben.
2. De spelregels
Een brainstorm is een werkvorm die afwijkt van werkvormen als vergadering, discussie of presentatie. Er zijn dan ook specifieke spelregels. De belangrijkste regel is: Stel je oordeel uit, schiet niet direct in de “Ja, maar”-houding.
In de ideegeneratiefase, het hart van de brainstorm, is het namelijk belangrijk om elk idee te omarmen. Elk idee is goed, de selectie komt later. Een mooie ambitie is “op naar de 100!”, om er daarna de pareltjes uit te filteren.
Eerst kwantiteit, dan kwaliteit en daarbij geldt, hoe vreemder, hoe liever. Als we bij elk idee al over bezwaren en risico’s en haalbaarheid gaan nadenken, slaat ons brein dood en lekt de energie weg.
3. De opwarming
Is iedereen binnen, is de koffie ingeschonken en is het voorstelrondje gedaan? Laat dan de ideeën maar komen!
Helaas, zo werkt het niet. Het brein wil opgewarmd worden, net als de spieren in de sportschool. Zorg daarom voor luchtige en creatieve opwarmoefeningen die het associatief denken, het uitstellen van oordeel en de sfeer bevorderen. Daarna gaan de ideeën vanzelf stromen en kunt u rijkelijk oogsten.
Een externe brainstorm-facilitator heeft deze opwarmoefeningen in vele vormen paraat.
4. De startvraag
Ons brein wil graag geprikkeld worden, dan gaat het vanzelf aan de slag. Vaagheid of te veel beperkingen is niet bevorderlijk voor ideegeneratie. Een goed geformuleerde, prikkelende startvraag is dan ook van groot belang.
Zo’n startvraag is altijd een open vraag en begint met WAT….? of met HOE…?
De vraag moet helder en ambitieus geformuleerd zijn zonder al te veel beperkingen.
Niet:
Hoe kunnen we volgend jaar veel nieuwe klanten krijgen in het middensegment die nu klant zijn bij concurrent Y?
Wel:
Hoe kunnen we volgend jaar 100 nieuwe klanten erbij krijgen?
Ook bij het formuleren van een goede startvraag kan een externe facilitator behulpzaam zijn.
5. De idee-generatie
Als de deelnemers lekker opgewarmd zijn en de hersenen goed gestretcht, kan de echte ideefase beginnen. De prikkelende startvraag maakt dat de het brein als vanzelf ideeën laat oppoppen.
De meest efficiënte manier is om mensen individueel hun ideeën te laten opschrijven. Dat voorkomt dat de dominantere deelnemers het hoogste woord hebben en de stillere mensen (die vaak meer denken) niet aan bod komen.
Voor verwerking van de vele ideeën is het fijn als dat op post-its gebeurt. Eén idee per post-it note. Zorg voor stilte en concentratie, te veel praten verstoort.
Als iedereen zijn hoofd vol ideeën heeft geleegd, wordt het tijd voor creatieve denktechnieken. De eerste ronde ideeën zijn vaak nog wat voor de hand liggend. Met creatieve denktechnieken worden nieuwe ideeën aangeboord die vaak wat verder weg liggen, wat meer out-of-the-box. Er zijn vele technieken on-line en in allerlei boeken te vinden. Een goede facilitator kan snel inschatten welke techniek het beste gaat werken. De meeste technieken worden groepsgewijs ingezet.
Het inzetten van associatiekaarten, een set kaarten met willekeurige plaatjes, is zo’n divergeertechniek (het helpt om breder te denken, te divergeren). Laat de groep een plaatje zien, laat ze hardop associëren op dat plaatje en schrijf die associaties op. Vraag de deelnemers dan om nieuwe ideeën voor het vraagstuk te verzinnen op basis van het plaatje of de associaties. Gegarandeerd komen er nu andere en minder voor de hand liggende ideeën naar boven.
6. De selectie
Ging bovenstaande stap goed, dan heeft u nu een heleboel ideeën, 100 of meer is echt geen uitzondering na slechts 15 minuten geconcentreerd brainstormen. Daar moet orde in komen. Bovendien zijn de deelnemers nieuwsgierig naar elkaars idee! Laat ze de ideeën daarom kort voorlezen en probeer tegelijkertijd een beetje ordening aan te brengen. Dat kan collectief of met een kleine groepje, de anderen hebben wellicht wel een pauze verdient. Een facilitator kan de oogst ook tijdens de ideefase ophalen en vast ophangen en ordenen.
Let er bij het voorlezen op dat de ideeën niet toegelicht gaan worden, dat kost te veel tijd. De bedenker heeft wel eens de neiging het idee meteen te willen “verkopen” aan de groep. Daar gaat het nu niet om. Alleen laten voorlezen. Het horen van de ideeën zal waarschijnlijk bij de deelnemers weer tot nieuwe ideeën leiden, dat mag. Hoe meer, hoe beter!
Vervolgens dient er een selectie plaats te vinden, Ook hier zijn vele methoden voor. Het belangrijkste is dat u er van te voren over nadenkt. Wie gaat selecteren en hoe gaan we selecteren?
Het is voor de deelnemers prettig om de sessie te eindigen met een top X van kansrijke ideeën, al dan niet al verder uitgewerkt.
7. De vervolgstappen
Tot slot, bedenk vooraf hoe het verder moet met de ideeën. Een goede brainstorm levert namelijk heel veel werk op. Als daar geen tijd voor ingepland is, als niemand er mee aan de slag gaat, is de brainstorm voor niets geweest en zullen de deelnemers een volgende keer minder enthousiast op de uitnodiging ingaan.
Plan dus vooraf tijd in voor de uitwerking en neem tijdens de brainstorm tijd om met elkaar vervolgafspraken te maken. Bedank de deelnemers voor het meedenken en ga dan pas aan de welverdiende borrel.
Meer weten over brainstormen en creatief denken?
In de workshops “Creatief Denken voor het MKB”, “Professioneel Brainstormen” en “Van idee naar actie” gaan we dieper op deze ingrediënten in en kunnen deelnemers oefenen met de verschillende onderdelen. Voor de oefeningen worden actuele praktijkcases van de deelnemers, dus naast nieuwe inzichten en vaardigheden, gaan de deelnemers ook direct met nieuwe ideeën naar huis.
De workshops worden in-company gegeven.
