ERP: In 5 stappen meer rendement

ERP

Heb je ook wel eens het gevoel dat er meer uit het ERP (Enterprise Resource Planning) systeem te halen valt? Meer efficiency, meer inzicht, meer toepassingen, minder handmatig werk?

 

Veel bedrijven hebben wel een ERP-systeem, maar gebruiken slechts een beperkt deel van de mogelijkheden.

 

Soms heeft de implementatie al zo veel tijd en energie gevraagd dat de echte verbeteringen nog behaald moeten worden. Maar net zo vaak is het ERP-systeem niet meer up-to-date. Het bedrijf is wel veranderd, het ERP-systeem niet.

Vijf stappen om meer uit je ERP-systeem te halen

Met onderstaande 5 stappen kun je meer uit het ERP-systeem halen.  En de voordelen merkt u direct!

 

1. Een solide basis

 

Maak de stamgegevens (artikel-, klanten- en leveranciersbestand) op orde. Goede stamgegevens zorgen er voor dat een order sneller en foutloos ingevoerd kan worden.

 

Spreek af hoe ordergegevens worden ingevoerd. Welke gegevens worden waar ingevoerd. Door heldere afspraken zijn orders beter en eenvoudiger te controleren, zijn er minder fouten in ordergegevens.

 

Bij een productiebedrijf heeft inkoop een flink aantal raamwerk contracten met goede kortingsafspraken gemaakt. Helaas is het artikelbestand niet helemaal op orde en komen dezelfde artikelen onder verschillende codes voor. Hierdoor werd regelmatig buiten het contract ingekocht waardoor kortingen misgelopen werden. Door het opschonen van het artikelbestand, iemand verantwoordelijk te maken voor het beheer en heldere (syntax) afspraken over het invoeren wordt inmiddels uitsluitend binnen contracten ingekocht.

2. Meten

 

Wat is de leverbetrouwbaarheid, de gemiddelde levertijd? hoe lang staan facturen gemiddeld open? wat is de voorraadwaarde? Wat zijn mijn top klanten?

 

Meten is weten en gissen is missen.

 

De informatie die is opgeslagen in een ERP systeem is vaak van onschatbare waarde, zonder dat men het zich realiseert. Door de data te analyseren en goed te presenteren ontstaat het juiste inzicht en worden trends herkenbaar.

 

Bij een software onderneming stond een klant van het eerste uur altijd te boek als één van de topklanten. Iedereen kende deze klant en er werd veel werk voor verzet. Na het analyseren van de omzetgegevens per klant, het betaalgedrag en de urenregistratie bleek dat deze klant vroeger een laag licentiebedrag had betaald en mede daardoor een zeer lage onderhoudslicentie betaalde. Veel van de gemaakte uren werden door support besteed en niet doorbelast, de klant vond een bezoek van de consultant te duur. Tot slot werd de betalingstermijn stelselmatig flink overschreden. Met deze gegevens uit het ERP systeem is de directeur van de onderneming naar de klant gegaan, er zijn nieuwe afspraken gemaakt over de onderhoudsvergoeding en tevens besloot de klant 1 dag per maand een consultant in te huren voor de vele vragen. Ook beloofde hij beterschap in het betaalgedrag.

3. Optimaliseren

 

Waar kan het beter, sneller, betrouwbaarder? Welke verspillingen kunnen uit het proces?

 

Bespreek de metingen uit stap 2, wat zegt deze informatie? Is die voorraadwaarde niet te hoog, wat kunnen we doen om deze te verlagen of de omloopsnelheid te verhogen?

 

Er zijn vaak veel ideeën bij het personeel om te optimaliseren. Door de data uit het ERP systeem wekelijks te bekijken is direct inzichtelijk of gemaakte keuzes ook het gewenste resultaat opleveren. In de meting zien dat de prestatie beter wordt, is voor iedereen motiverend.

 

Bij een grote interieurbouwer volgde het ene verbetertraject het andere op. Via mrp, kanban naar lean en quick response manufacturing. De externe kosten van deze projecten waren goed inzichtelijk en via de urenregistratie was er ook een aardig beeld van de interne kosten. Maar naar de opbrengsten was het gissen. Men had verzuimd heldere doelstellingen vast te stellen en een nulmeting te doen. 

4. Integreren.

 

Waar kunnen processen beter op elkaar aansluiten. Op welke plaats binnen de organisatie worden gegevens opnieuw ingevoerd? En is dat wel nodig?

Bijvoorbeeld met EDI de order- en factuurgegevens uitwisselen met klanten én leveranciers. Door het juiste gebruik van e-commerce systeem voert de klant zijn eigen order in. Door e-procurement systemen aan de andere kant voorkomen we fouten als de leverancier de orders opnieuw in zou voeren en heb je direct inzicht in de beschikbaarheid van de onderdelen. Een kans voor je bedrijf om klanten en/of leveranciers voor langere tijd aan je te binden.

 

Bij een producent van grote machines werkte de engineering afdeling de ontwerpen uit en printte de stuklijst gegevens. De stuklijstregels werden door inkoop in het inkoopsysteem opnieuw ingevoerd. Door vanuit de CAD-PDM omgeving de stuklijst te exporteren naar Excel en vervolgens te importeren in het ERP systeem hoefde dit niet langer. Dit leverde direct per stuklijstregel een halve minuut tijdwinst op. Aangezien dit bedrijf enkele tienduizenden materiaalregels per jaar produceerde werd hiermee per jaar al snel zo’n honderd uur verdiend. Om nog maar niet te spreken van de kosten van foutief overnemen van regels waardoor soms hele projecten stilvielen.

5. Profileren.

 

Wat is de strategie van het bedrijf. Welke kant gaat het op? Wat is nu het concurrentievoordeel en wat moet het over 5 jaar zijn?

Bepaal aan de hand van de strategie welke prestaties er van de verschillende processen wordt verwacht. Dan is bekend wat er van het ERP-systeem – of andere systemen – wordt verwacht. En kunt u aan de slag om uw concurrenten voor te blijven.

 

Een handelsonderneming ging op zoek naar een nieuw ERP systeem ter vervanging van het oude, niet meer ondersteunde systeem. Het oude draaide best aardig dus de eisen en wensen werden opgesteld vanuit het huidige pakket met wat aanvullende wensen zoals integratie met internet en mail. Gedurende de selectie die volgde realiseerde men zich gelukkig dat men op de verkeerde weg was. Het huidige systeem voldeed wel, maar eigenlijk per jaar minder. De gewone bestellingen namen af, die kon de klant goedkoper op internet bestellen. De vraag verschoof steeds meer naar de complexere orders, vaak in projectvorm. Ook wenste de klanten steeds vaker onderhoud na oplevering. In plaats van voor een“standaard”handelspakket te gaan, koos het bedrijf er voor om een systeem aan te schaffen met mogelijkheden voor servicemanagement, incidentregistratie en projectadministratie.

 

Het klinkt soms wat evident, maar in mijn vak kom ik maar al te vaak bedrijven tegen die (veel) geld laten liggen. Welke punten ken jij nog meer, ik hoor ze graag. Mail me op Dennis@kleynenborgh.com.

FacebooktwitterlinkedinmailFacebooktwitterlinkedinmail